Innkalling til Generalforsamling

Generalforsamling i linjeforeningen Spanskrøret
Dato: 1. mars 2012
Tid: 19.15
Utsendt: 13. februar 2012
Møtested: EL 3 i Elektrobygget, Gløshaugen

Sakliste
1.    Generalforsamlingen åpnes ved Spanskrørets rektor Madeleine Lorås
2.    Godkjenning av saksliste/innkalling
3.    Valg av ordstyrer
4.    Valg av tellekorps
5.    Valg av referent
6.    Godkjenning av oppmøte
a)    Godkjenning av gjester
b)    Godkjenning av talerett
c)    Godkjenning av stemmeberettigede
7.    Årsberetning fra styret
8.    Orientering om Vektor-programmet
9.    Orientering om og godkjenning av regnskap
10.    Godkjenning av endringer i reglementet *
11.    Innsendte saker *
a)    Åre eller Oppdal?
12.    Pause m/PIZZA
13.    Valg*
a)    Valg av Rektor
b)    Valg av Inspektør
c)    Valg av Kontorsjef
d)    Valg av IT-sjef
e)    Valg av Vaktmester
f)    Valg av Bibliotekar
g)    Valg av Personalansvarlig
h)    Valg av Arrangementskomiteen
i)    Valg av Gymlærer
j)    Valg av Idrettsgruppa
k)    Valg av Fadderansvarlig
l)    Valg av Fadderkomiteen
14.    Eventuelt

* vedlegg.

Vedlegg:

Sak 10: Godkjenning av endringer i reglementet

Bakgrunn for saken:
Per i dag står det i reglementet (§ 4) at «Spanskrøret utnevner Spanskrørets Høye Beskytter etter forslag fra medlemmer av Spanskrøret, og etter samtykke fra nominerte kandidat. Spanskrørets Høye Beskytter utnevnes for ett (1) skoleår avgangen.» Styret mener det er bred enighet blant Spanskrørets medlemmer at vår Høye Beskytter er og har alltid vært Kari Hag.

Endringsforslag:
§ 4 Spanskrørets Høye Beskytter
Kari Hag er og vil alltid være Spanskrørets Høye Beskytter.

Sak 11: Innsendte saker

Bakgrunn for saken:
Det har kommet Styret for øret at det burde vurderes igjen hvor vidt Spanskrøret skal reise til Oppdal eller Åre på den årlige ski/hytte-helgen i januar. Det vil på Generalforsamlingen bli orientert kort rundt begge turmulighetene, men det kan være lurt å gjøre seg opp en mening på forhånd.

Forslag:
Det skal stemmes ved Generalforsamlingen. Simpelt flertall avgjør.

Sak 15: Valg

Det skal velges nytt hovedstyre og tre komiteer. En kort beskrivelse av Styrets arbeidsoppgaver og retningslinjer for komiteene følger.

Styrets arbeidsoppgaver

Alle
Som medlem i Spanskrøret Linjeforening hovedstyre skal man delta på alle styremøter og arrangement linjeforeningen står for i tillegg til de nevnte arbeidsoppgavene (se nedenfor).  Det forventes at man som styremedlem representerer Spanskrøret på andre linjeforeningers arrangement av typen immatrikuleringsball, jubileum, hytteturer etc. Styret skal alltid representeres ved minst én person.

Rektor – Styrets øverstkommanderende
Rektor er Styrets leder og har det overordnede ansvaret. Rektor har ansvar for å ivareta orden og saklighet på Styrets møter, samt delegere ansvar blant Styrets medlemmer når dette ikke går tydelig fram av arbeidsoppgaven. Det er Rektor som skal sørge for at samarbeidet med andre linjeforeninger, studentorganisasjoner, fakultet, institutt, studentråd, Studenttinget, Velferdstinget, SiT, Samfundet og lignende blir opprettholdt.

Inspektør – nestleder
I tillegg til å være Rektors høyre hånd, har Inspektøren ansvaret for julekort blir sendt ut, gensere bestilt, tavla vedlikeholdt, styrebånd passet på etc. Inspektøren er vara i tilfeller hvor Rektor ikke kan møte.

Kontorsjef – økonomiansvarlig
Kontorsjefen har det overordnede ansvaret for kontoret, samt å sørge for at foreningens finansielle drift foregår på en forsvarlig måte. Dette innebærer å føre budsjett på alle arrangementer, søke støtte der det er mulig og søke støtte til for eksempel SiT. overlapp

IT-sjef
IT-sjefen har ansvar for referater på styremøter og oppdatering av linjeforeningens hjemmesider, samt bringe informasjon ut til foreningens medlemmer. IT-sjefen har også ansvar for drift av dropbox og at alle viktige dokumenter er backet opp.

Personalansvarlig
Personalansvarlig skal sørge for økt samhold og sosialisering blant Spanskrørets medlemmer. Personalansvarlig skal sammen med Arrangementskomiteen arrangere og organisere immatrikuleringsball, julebord, Oppdal og Vårball. Personalansvarlig skal samarbeide med Fadderansvarlig om å arrangere opptaksturen.

Vaktmester
Vaktmesteren har møteplikt i Realfagskjellerens kjellerstyre og hovedansvaret for Spanskrørets aktiviteter på kjelleren. Vaktmesteren samarbeider også tett med Arrangementskomiteen når det dreier seg om arrangementer på kjelleren.

Gymlærer
Gymlærer har ansvaret for og er leder av Idrettsgruppa. Der Idrettsgruppa har som hovedoppgave å drifte Spanskrørets fotballag, håndball- og dansegruppe samt å arrangere minst en aktivitetsdag for linjeforeningens medlemmer hvert semester.

Bibliotekar
Bibliotekaren har ansvar for gjennomføring av fagseminarer, Vektor-programmet og generelt det faglige aspektet. Da spesielt innenfor pedagogikk og profesjonsfokus. Bibliotekaren har også sammen med Rektor ansvar for samarbeidet med Erudio. Bibliotekarposisjonen har bare eksister i et år, og det er derfor åpent for nye initiativ.

Fadderansvarlig
Fadderansvarlig skal lede Fadderkomiteen og sammen med den organisere fadderperioden og opptaksturen. Det er Fadderansvarlig som har det overordnede ansvaret noe som innebærer å opprettholde samarbeidet med fakultet, institutt og LUR-ledelsen, sørge for at alle fadderbarn får informasjonen de skal samt sørge for de forskjellige arrangementene under selve fadderperioden går som de skal.

Elevrådsleder (skal ikke velges på Generalforsamlingen)
Elevrådsleder velges fra førsteklassekullet ved høstsemesterets start. Ansvar for dette valget pålegges Styret i samarbeid med fadderansvarlig. Elevrådslederen er talerør for førsteklassingene i Styret og er delaktig i Arrangementskomiteen.

Retningslinjer for komiteene

Arrangementskomiteen
Arrangementskomiteens ledes av Personalansvarlig og består av tre (3) medlemmer som skal arrangere og organisere immatrikuleringsball, julebord, Oppdal og Vårball. Medlemmer i arrangementskomiteen velges på generalforsamling.

Fadderkomiteen
Fadderkomiteen skal hjelpe faddersjefen med å planlegge og organisere arrangementene under fadderperiode, organiserer fadderne og bestille T-skjorter. Fadderansvarlig er leder av komiteen om Styrets representant. Dette er en helt nye komite, så antall medlemmer og spesifikke arbeidsoppgaver blir avklart ved generalforsamlingen.

Idrettsgruppa
Idrettsgruppa til Spanskrøret skal gi et aktivitetstilbud til Spanskrørets medlemmer. Dette gjøres ved at de har ansvaret for at Spanskrørets fotballag går rundt samt arrangere felles aktivitetsdager for linjeforeningens medlemmer minst en gang hvert semester. Idrettsgruppas leder er Gymlæreren, som også sitter i Styret til Spanskrøret. I tillegg skal Idrettsgruppa bestå av minst to (2) andre medlemmer.